La aplicación no es la solución.

Cuando surge en algún entorno profesional GTD, una de las primeras preguntas que me hacen es por la aplicación que uso para dar soporte al sistema. Intento, no siempre con éxito, minimizar el valor de la aplicación que se use, frente a la importancia capital de interiorización del sistema y la correcta ejecución de lo que David Allen nos aporta. Aunque la aplicación no es la solución entera, si es parte de ella. Yo uso Things desde hace tiempo y ahora, con la sincronización automática, debo decir que responde muy bien a lo que le pido. Pero sólo con Things, nada.

O está todo o no está nada.

La exhaustiva recopilación, para el consiguiente flujo de GTD, nos garantiza que todo está en el sistema. Si tenemos dudas de ello, de que tenemos todo, tengamos la certeza de que esto no va bien. Suelo ver a gente que después del arranque de GTD y en el siguiente tramo temporal, comienza a relajar está exhaustiva recopilación –el que escribe fue uno –y, como consecuencia, comienza a perder confianza en el método. Luego se convierte en una maravillosa rutina que no deja de dar alegrías. Capturemos todo aunque duela al principio.

GTD te puede ayudar.

La gente se encuentra habitualmente desbordada por las cosas que tiene que hacer. Cada vez que cuento en un entorno cerrado como gestiono mis compromisos y explico en pocos minutos GTD, la respuesta suele ser de querer acercarse al método. Por eso, estoy con personas que quieren y necesitan mejorar, ayudándoles a arrancar con GTD. Es importante la lectura de los libros de referencia, los blogs de gente que reflexiona y aporta sobre el método, de todo voy dando fe aquí, pero creo que una ayuda individualizada hecha desde la experiencia, hace cristalizar los beneficios de GTD de forma rápida y ortodoxa. El primer proyecto que se crean en GTD es implantar GTD. Si quieres saber más, pregúntame.

Un verbo ayuda a hacer.

Cuando escribas una tarea, recuerda que estás ante una acción y nada como un verbo para describirla. La redacción imprecisa, especulativa o abierta no ayuda a enfrentarse a una tarea. A los pocos meses de implantar GTD decidí,  veo que ahora más gente lo hace, que debía de usar un verbo siempre, que me indicase la acción: llamar, recoger, escribir, pensar, contar…Pequeño consejo, gran beneficio. Es imprescindible no tener que perder tiempo en aclarar exactamente lo que tenemos que hacer. Eso no es GTD.

Como arrancar GTD y tomar el control.

Si preguntas a alguien que ha implantado GTD como método de gestión de sus cosas, te dirá que ha visto resultados en el corto plazo, pero que  la implementación global le ha llevado tiempo. Así es. Leer el libro de David Allen una vez no te faculta para arrancar con eficacia de manera integral, pero es el primer paso. Después de hablar con personas de mi entorno y ver la necesidad de control y perspectiva, he diseñado lo que he llamado “GTD one to one” para,  en tres sesiones,  ponerlo en marcha y darle continuidad. No es formación, no es consultoría, no es coaching…es “arrancar con eficacia un método que me mejora las cosas que tengo que hacer en la vida”. ¿te puedo ayudar?.

Empezar desde abajo y tener el control.

A la gente a la que ayudo a implementar GTD les sorprende que lo primero que hagas es recoger, recopilar en terminología GTD, todo lo que nos rodea, aquello sobre lo que ahora no tenemos control y sobre lo que adquirimos un compromiso. Una vez adquirido control, vendrá la perspectiva, pero la sensación de tener todo en un lugar confiable es un placer que se alcanza rápido. Después vienen otros placeres.

Recopilar es la primera acción

Después de una lectura pausada, o de más de una, del libro de David Allen, para arrancar GTD, lo primero es recopilar. Capturar todos los compromisos que nos rodean hasta la extenuación. Sólo si sabemos que nuestro sistema contiene todo, tendremos confianza en el. Dedicarle un tiempo exclusivo desde todos nuestros espacios físicos donde hacemos, despacho profesional, casa…a esta primera fase. Requiere método y detalle, pero la sensación final es de gran calma. Calma es lo que nos hace falta.

La gente pide gtd, aunque no lo sepa.

En mi experiencia profesional hablo y trabajo con mucha gente de buena voluntad, pero esta no es suficiente. He contado de manera frecuente que gtd es el método de gestión de mis compromisos. En muchos casos, la actitud de esa gente es de incredulidad cuando no de descreimiento, antes mis alabanzas. Algunos me han preguntado más. Estos algunos cada vez son más, así que ahora estoy ayudando a gente a arrancar e implementar gtd. No doy cursos, soy la lanzadera. Espero poder ayudar para que les funcione como a mi.