Un poco antisistema hay que ser.

La aplicación de un sistema para le gestión de las cosas que tenemos que hacer, no garantiza la correcta ejecución de lo que realizamos. Es más, un sistema, en mi caso GTD, requiere de una permanente revisión ( y no hablo de la semanal), de aspectos de mejora, depuración, que hacen aumentar su eficiencia progresivamente. No es un viaje a término, sino que todo son etapas. La idea también es no perder el norte (el oremus, la cabeza, la esencia…) y esto es fundamental. No dar todo por bueno y consolidado “ad eternum” si no mejorar en el progreso. Nada es para siempre, bueno, casi nada.

Cosas que no hago.

Uno de los placeres entre tantos que encuentro, de aplicar GTD,  es poder decir a ciertas capturas que no y que su destino es la papelera. Si es una acción que no nos lleva a cumplir etapas de un proyecto, dentro de un área de responsabilidad,  el destino es sencillo. Decir que no a algunas cosas es decir que si a muchas otras que incorporamos a nuestros compromisos en un sistema fiable. Es la forma de avanzar.

La trampa es decir si a casi todo, pensando que lleva oculta una oportunidad escondida que nos propulsará al cielo y, como sabemos,  el cielo  puede no ser un sitio deseable. Una de las cosas mes eficientes de GTD es decir que no a lo que capturas, no aceptar un compromiso que no nos llevará a ningún lado. Cuesta al principio.

Ese calendario de proyecto que nunca se cumple.

He visto cientos de calendarios de proyectos (timing, le dicen). Por cada acción desarrollada de cierta complejidad,  me he visto obligado a trabajar sobre fechas subjetivas intermedias, decididas según como va el viento y los deseos oscuros de cliente. Si tengo que hacer un resumen, podría decir que siempre se cumple (salvo honrosas excepciones) la fecha final, la del entregable, la de puesta en marcha, pero que las fechas intermedias son aproximaciones voluntaristas, acciones de efecto placebo, ansias irracionales que tienen que ver más con la conciencia tranquila que con la consciencia profesional. No se si borrar mi plantilla de timings de proyectos.

Suena una orquesta afinada.

Uno de los placeres que obtengo de la aplicación de GTD es ver como, con su uso razonable, todas las cosas comprometidas avanzan de manera armónica hacía un buen fin. Los proyectos – conseguidos a través de la realización de acciones -, todos los proyectos, van caminando con naturalidad con las acciones definidas, reduciendo esa tensión que algunos vivimos en su momento, de llegada crispada a las fases finales. La duda habitual de quien se adentra en GTD sobre esa falta de fechas (Horror!) tiene respuesta en esta afinada forma de avanzar. Es cosa de probar para verlo.

Una consideración habitual de proyecto, fuera de GTD, es la de una tarea enorme y casi inabarcable, y eso deviene en la patología de ponerse con él como si no hubiera mañana, para terminarlo en cuanto se pueda. Ese control de proyectos alineados con sus acciones siguientes permite avanzar de manera natural, sencilla y con menores niveles de tensión y mayores niveles de calidad en mi opinión.

La productividad y el manejo de las expectativas.

No esperes mucho de esta entrada, puede que no te aporte mucho. No hay nada peor que generar expectativas que luego no se corresponden con lo obtenido. Hablo de una película, hablo de un libro o de un concierto…, o de una sesión sobre productividad personal y GTD. Invierto los primeros momentos de estas sesiones en poner en su contexto lo que vamos a hablar y no aventurar el fin de todas los problemas, la existencia de recetas mágicas desconocidas por el que me escucha, la tranquilidad del compromiso contraído eficazmente, el éxito, la felicidad y la vida eterna. Una reflexión sobre el tema y el compromiso de cada uno de ponerse a andar es un resultado más que satisfactorio.

Planificar no es adivinar el futuro.

En el arranque habitual de las sesiones que comparto para explicar como afrontar el arranque de nuestro GTD, siempre hay alguien que afirma que planifica sus tareas y lo hace asignando fechas y espacios –bloques- de tiempo para cada cosa. Cuando preguntas cuantas de estas predicciones se cumplen, se suele bajar la euforia. Nos enseñan que planificar es decidir lo que pasará en el futuro siendo este plenamente predecible. Craso error, el futuro es cambiante, y esto afecta a nuestras cosas por hacer. Organizarse, planificar debe de tener en cuenta este contexto de plena vorágine. Otra cosa es ensoñación. Ahí GTD propone alguna solución.

La energía como criterio clave para la realización de la acción.

Una de las primeras aportaciones que David Allen incorpora es la de aplicar el criterio de la energía disponible para realizar una u otra acción. Creo que, antes de GTD, ese criterio sobrevolaba, pero de forma secundaria, casi inconsciente: “estoy cansado, no hago esto”, “ voy bien, me meto con este ladrillo”   . Cuando se racionaliza y se aplica como criterio junto con otros, el avance es significativo. A principio suena raro, pero es muy eficiente.

Lo dice alguien que no es un fenómeno a primeras horas de la mañana, ni aguanta por la noche como una lechuza. Tengo un ciclo corto, muy corto. Ahora dedico mi atención considerando esa energía escasa en un tiempo limitado.