Un poquito de orden ayuda. Un método que funciona también, pero lo habitual, en mi caso, es trabajar en entornos con una más que razonable dósis de caos (del malo como el colesterol). La falta de foco en las cosas, la multitarea, no capturar lo que va surgiendo, provoca una ineficiencia de la que todos somos, en alguna medida, responsables. Sería bueno, si esto es cierto, que hiciéramos algo por mejorar en la buena dirección. Lamentablemente los que tienen la enfermedad más agudizada resulta que “no tienen tiempo”. Con la de horas que gastamos en calmar a la perdiz de sus mareos o en dejar de hacer al ganso, podríamos encontrar soluciones sencillas para modificar ciertos hábitos ¿GTD?.

En mi relación con clientes, proveedores y entorno de trabajo,  a veces surge el personaje “para que no te olvides”. A todos nos pasa. Personas con la que acuerdas un compromiso y que, a partir de ese momento, no para de recordártelo sin más criterio que el de que le aparece en su memoria,  “para que no te olvides”. Un aspecto, menor, de entre los que me han llevado a GTD es mi falta de capacidad de almacenamiento en mi memoria, cada vez más acentuada. Un sistema al que acudo y donde veo aquello que no me puedo olvidar. Al personaje recordatorio no le cuento como hago (capturo, proceso, organizo…) porque quedaría , a lo mejor,  un poco pedante (o no (?)). Me lo estoy pensando “para que no se olvide”.

Sobre patologías en las reuniones hay lugares donde hablan mucho, bien y con un tono que se agradece. Mi aportación aquí es producto de una experiencia reciente. Nadie al final de la reunión capturó cual era la acción siguiente y quien era el responsable. Yo, ordenadito, capturé, procesé,….y fui dando salida a las cosas. Cuando llegó la primera fecha crítica, nada estaba hecho, a excepción de lo mío (disculpas por la vanidad). La consecuencia lógica fue que, dado que este señor –yo-va haciendo, que haga el resto, y me cayó encima lo que no era mío en principio. Es un cliente, que, aunque no lo justifica, ayuda a entenderme. Tengo siete platos girando encima de siete palitos y espero que no se caiga ninguno. En la próxima reunión propondré método.

La gente de mi entorno, en general, trabaja mucho. Muchas horas, mucha energía, mucha intensidad…y baja productividad. Es habitual ver, en mi opinión, la sustitución de una cierta planificación de lo que hacer, por un consumo de energía desmedido. Está energía, además, se convierte en horas –no citaremos nuestro proverbial horario infinito de trabajo-. No haré apología de la falta de esfuerzo, tan necesaria y reconfortante, pero de esfuerzo con resultados.
Cuando, para quien quiere oír, le cuentas que una idea es planificar lo que se hace con un método holístico y bastante natural, suena a gloria. Gloria que se suele evaporar pasado el primer momento y cuando se requiere cambiar cosas, pero gloria al fin y al cabo. Esa energía canalizada nos pondría en una situación mejor a todos. Si hablamos de ahorrar energía constantemente, GTD puede ser el mecanismo, así la podemos dedicar a otras cosas o a nada, que tampoco está mal.

Detecto que mi sistema GTD comienza a no ir  fino cuando tengo en la pestaña “hoy” más de tres o cuatro tareas. Las fechas límite me saltan,  en general, en pocas de las cosas que tengo que hacer de las que tengo comprometidas, pero a veces…. Cuando la intensidad de los proyectos sube, de vez en cuando detecto como consecuencia de mi revisión semanal que demasiadas cosas tienen fecha. Mala cosa, me recuerda al Outlook que tenía hace años. El diagnóstico es sencillo, he planificado incorrectamente o procrastinado correctamente. La solución es volver a la ortodoxia. Tiendo a corregirme.

Muchas personas con las que comparto mi experiencia con GTD verbalizan las dudas de cómo enlazar un sistema de productividad personal en los procesos de las organizaciones. José Miguel Bolivar hace su reflexión y, además, da una respuesta en el marco teórico que desarrolla y que iremos conociendo supongo, con su proyecto OPTIMA12. Mi planteamiento conecta con alguna de sus reflexiones, la suma de la productividad personal no puede más que mejorar la productividad colectiva, de las organizaciones, las empresas, los países…
GTD es productividad personal y una puerta de entrada ordenada y con criterio para acceder en los procesos internos de las empresas. No entendamos personal como aislado. No está este mundo en el que estamos para aislamientos.