Leer, en este caso, es altamente productivo.

Para quien esté en fase de arranque o haya empezado a aplicarlo o necesite mejorarlo o, simplemente, requiera un poco más de claridad sobre GTD, José Miguel Bolivar ha publicado Productividad Personal, aprende a liberarte del estrés con GTD. En mis inicios pegados al primer libro de David Allen, me obligué a leerlo con un block de notas donde iba anotando aquellas cuestiones que me parecían relevantes. No era suficiente subrayarlo. Escribir me ayudaba a entenderlo mejor. Esto no fue suficiente para encontrarme en esa fase inicial con dudas, muchas dudas. Podríamos decir que a David Allen le falta vertiente pedagógica en su escritura. Este libro es, desde la explicación general, una ayuda a la claridad y la resolución de tantas y tantas dudas que tuve y creo tuvieron muchos como yo. Imprescindible lectura de un libro escrito con precisión, enfoque, desvestido de retórica banal y a las cosas. Empiezo la relectura y alguna cosa más escribiré aquí.

Hay días sin nada aparente.

Un tema que causa una cierta perplejidad inicial cuando comparto la metodología a seguir con GTD. Es la hipersaturación de fechas en nuestras tareas. Esos días, inventados en su mayor parte, que nos martillean la cabeza con una obligación artificial contraída, que no ayuda a hacer las cosas. Hay un proceso de desaprender (lamento esta palabra tan gastada), para ir eliminando aquellas fechas, que al ser irreales, laminan nuestra atención. Suele haber un consenso posterior en que la mayoría de esas fechas (las hay ciertas, por supuesto) son castigos que nos infringimos. Intente no castigarse más de lo necesario.

Aplicar correctamente los contextos.

En algún momento reciente, me pareció que mi uso de los contextos se había abierto demasiado y empezaban a perder su real sentido,  tal y como los plantea David Allen. Fui creando lo que para mi lo eran contextos, y eran simplemente etiquetas que paquetizaban tareas: informe, presupuesto, creación…Estaba equivocado. Estas etiquetas no hacían referencias a circunstancias objetivas que permiten acometer una acción con lo que la decisión de la acción siguiente no era precisa. Ha sido José Miguel Bolivar – pendiente estoy de leer lo que seguro es su magnífico libro sobre productividad- quien me ayudó a dar claridad final. Estoy terminando el proceso en todo mi sistema y encuentro ahora verdaderos contextos: @persona, @lugar, @herramienta…Lo otro era intencional y la intención cuenta, pero a veces nos hace perder la perspectiva.

Recopilar como Diógenes o seguir la secuencia.

Los principios de recopilación o captura en GTD son irrenunciables, pero como acto aislado,  sin la lógica de los cuatro pasos posteriores se convierte en un acumulación que nos vencerá por derribo. Algunas personas a las que le cuento este pequeño, pero   imprescindible,  hábito contestan que ya lo hacen y de hecho que tienen mucho recopilado. Una masa inerte y tensa de cosas a las que no les damos más trato que meter en varios almacenes sin más orden que el día de llegada. De ahí al síndrome de Diógenes, un paso. La eficacia de GTD no está sólo en capturar aunque produzca el espejismo a veces de que es suficiente y productivo.

Hay que darle un poco de altura a las cosas.

Pedir altura de miras “con la que está cayendo” es de un optimismo militante. El corto plazo, lo urgente, lo urgentísimo, lo hiperurgente, parecen sobrevolar sobre todo lo que tenemos que hacer. Gran mentira de la que debemos salir. Cierto es que debemos de tener el control sobre la pista de aterrizaje a través de los compromisos y/o tareas, pero si no somos capaces de ver más allá, puede que no avancemos mucho. Esa perspectiva que nos dan las alturas de enfoque de GTD (a 9.000, 12.000 y 15.000 metros) es lo que nos permite ver un poco hacía el futuro –el futuro que nosotros nos escribimos-y hacía el que queremos caminar a través de la acciones. De todas formas,  el entorno actual, y en las manos en las que parece estar, semeja ser un lugar descontrolado y sin perspectivas. Hagámoslo nosotros por nosotros mismos, pero también por ellos.

Planificar proyectos con optimismo.

Uno de los aspectos en los que más me ha ayudado GTD es la planificación de proyectos, a lo que Allen ha añadido el concepto “natural” que se agradece. Cuando recogemos algo que identificamos como proyecto (un conjunto de acciones) tendemos a tomarlo con un respeto reverencial, con un leve suspiro, que la planificación, en todos sus pasos, convierte en un proceso “natural”, donde hemos puesto claridad donde no había nada. Finalizar organizando cada tarea tranquiliza y ayuda a cumplir objetivos. Palabras como “planificar”, “proyecto” “objetivos” tan usadas, tienen aquí y ahora, para mi, un sentido muy concreto.

La agenda como enemigo de la productividad

La agenda, la clásica agenda con fechas, suele ser la compañera donde algunas personas fijan las cosas que tiene que hacer. Yo fui un excesivo de la agenda en su tiempo, pero lo he dejado. Múltiples cosas situadas (un poco al tun tun) a lo largo de la semana, y la decepción sistemática de que muchas quedaban sin hacer. Un lío. Aquella vista de ocupación extrema aún me despierta por las noches. Ahora con GTD sólo coloco citas y tareas con una estricta exigencia horaria, el resto van al sistema. Cuando me preguntan ¿Cómo tienes la agenda? Suelo decir que disponible. Y suele ser cierto.