Recopilar como Diógenes o seguir la secuencia.

Los principios de recopilación o captura en GTD son irrenunciables, pero como acto aislado,  sin la lógica de los cuatro pasos posteriores se convierte en un acumulación que nos vencerá por derribo. Algunas personas a las que le cuento este pequeño, pero   imprescindible,  hábito contestan que ya lo hacen y de hecho que tienen mucho recopilado. Una masa inerte y tensa de cosas a las que no les damos más trato que meter en varios almacenes sin más orden que el día de llegada. De ahí al síndrome de Diógenes, un paso. La eficacia de GTD no está sólo en capturar aunque produzca el espejismo a veces de que es suficiente y productivo.

Hay que darle un poco de altura a las cosas.

Pedir altura de miras “con la que está cayendo” es de un optimismo militante. El corto plazo, lo urgente, lo urgentísimo, lo hiperurgente, parecen sobrevolar sobre todo lo que tenemos que hacer. Gran mentira de la que debemos salir. Cierto es que debemos de tener el control sobre la pista de aterrizaje a través de los compromisos y/o tareas, pero si no somos capaces de ver más allá, puede que no avancemos mucho. Esa perspectiva que nos dan las alturas de enfoque de GTD (a 9.000, 12.000 y 15.000 metros) es lo que nos permite ver un poco hacía el futuro –el futuro que nosotros nos escribimos-y hacía el que queremos caminar a través de la acciones. De todas formas,  el entorno actual, y en las manos en las que parece estar, semeja ser un lugar descontrolado y sin perspectivas. Hagámoslo nosotros por nosotros mismos, pero también por ellos.

Planificar proyectos con optimismo.

Uno de los aspectos en los que más me ha ayudado GTD es la planificación de proyectos, a lo que Allen ha añadido el concepto “natural” que se agradece. Cuando recogemos algo que identificamos como proyecto (un conjunto de acciones) tendemos a tomarlo con un respeto reverencial, con un leve suspiro, que la planificación, en todos sus pasos, convierte en un proceso “natural”, donde hemos puesto claridad donde no había nada. Finalizar organizando cada tarea tranquiliza y ayuda a cumplir objetivos. Palabras como “planificar”, “proyecto” “objetivos” tan usadas, tienen aquí y ahora, para mi, un sentido muy concreto.

La agenda como enemigo de la productividad

La agenda, la clásica agenda con fechas, suele ser la compañera donde algunas personas fijan las cosas que tiene que hacer. Yo fui un excesivo de la agenda en su tiempo, pero lo he dejado. Múltiples cosas situadas (un poco al tun tun) a lo largo de la semana, y la decepción sistemática de que muchas quedaban sin hacer. Un lío. Aquella vista de ocupación extrema aún me despierta por las noches. Ahora con GTD sólo coloco citas y tareas con una estricta exigencia horaria, el resto van al sistema. Cuando me preguntan ¿Cómo tienes la agenda? Suelo decir que disponible. Y suele ser cierto.

La secuencia en GTD que sea por separado.

Los cinco pasos que debemos de dar para mantener actualizado nuestro sistema en GTD se sustenta, entre otras bases, en la necesidad de hacerlos por separado. Recopilar y procesar y organizar, por ejemplo, al mismo tiempo, es una tentación de la que la experiencia nos dice que no nos llevará a ningún buen puerto. Poner el foco en cada fase, nos ayuda a entender para que sirve y darle su real valor. Quien se acerca a GTD sin la expectativa un poco naif de aprender –actitud que nunca deberíamos perder -, suele caer en la tentación (mi experiencia me lo dice) de querer reinventar lo que funciona. Les sonará está frase, “mejor no tocar lo que funciona”.

Dividir para hacerlo mas fácil.

La planificación natural en GTD nos permite poner en orden y en marcha los proyectos que caen en nuestra atención. La definición de las tareas, de acciones, el último paso, es lo más tangible, aquello que permite que un proyecto, sea de lo que sea, avance. La redacción, concreción de estas tareas es fundamental, y la capacidad de dividirlas en tareas lo más pequeñas posibles nos dan una sensación de accesibilidad donde la procrastinación no debe surgir. O sea que la expresión “vayamos por partes” toma aquí un sentido que le da plena validez.

Trata de arrancarlo, Carlos, por Dios, trata de arrancarlo!

Lo reconozco, se me adelanto Daniel Aguayo en su post toma decisiones cuando las cosas se muestran y no cuando explotan. Es una de las cosas que uno aprende con GTD. Cuando algo cae, toma el control y ponlo en marcha. No se trata tanto de hacer, sino de integrarlo en tu sistema después de pasarlo por el formato de planificación natural. Las primeras acciones decididas, englobadas en proyectos y en alguna de tus áreas y de ahí hacía arriba. Lo único que hago es aportar una frase de un coruñés como yo, Carlos Moya, que pasará a la historia como el gran copiloto de rallyes que fue y por saber de GTD sin saberlo.

No son las tareas, es todo.

El reduccionismo es una tendencia omnipresente que ahoga muchas buenas propuestas. GTD puede ser, a veces, una víctima más. Quién aplica GTD sabe que la gestión de las tareas es una parte instrumental de un objetivo de mayor calado, control y perspectiva. La altura de miras que tan bien refleja David Allen en la analogía desde la pista de aterrizaje hasta los 15.000 metros es el desarrollo natural del método una vez aplicado en toda su extensión. Quedarse en la pista nos impide despegar y volar.

Los domingos toca revisión semanal.

Cada domingo, cada uno escoge el día, hago la imprescindible revisión semanal de GTD. Reviso el sistema al cien por cien. No dejo ningún proyecto sin una acción a desarrollar, planifico tareas y temas clave, asigno algunas fechas (las menos posibles, solo las necesarias), reviso mi “algún día”, creo nuevas tareas que me surgen a la vista de proyectos y sincronizo mis aparatos.  El lunes sigue siendo lunes, pero cuesta un poco menos.

La gente a la que sigo en GTD.

En mi blogroll he puesto aquellas personas que dedican su tiempo y capacidad para avanzar en la implementación de GTD. Quiero recomendar, a quién no lo haga, que los siga. Cada uno aporta visiones distintas, desde el más pragmático, pasando por el práctico y llegando al más profundo. Unos se paran más en las herramientas y otros en el análisis de la implementación, otros en la profundización de GTD. Aprendo mucho de ellos desde hace años. Gracias