Los ritmos y la productividad.

Abandonar y volver a empezar es un ritmo habitual en los proyectos de mi ámbito profesional. Se arranca, se ejecutan las primeras tareas y luego queda en una vía muerta de donde nadie lo saca…hasta que se saca y se le coloca una maquina de alta velocidad. Esta sensación de frenazo y arranque, desgasta. Con GTD a esto se le pone freno, con la necesidad de tener una tarea en cada proyecto y con las revisiones semanales. Pero no todo el mundo usa GTD.

No digo que los procesos deban de ser, por definición, armoniosos y acompasados en el tiempo. Es evidente que las circunstancias son cambiantes, y evitar esas frenadas y arranques evitan el gasto de ruedas, frenos, combustible y paciencia. Siendo posible, que casi siempre lo es, evitarlo es productivo.

Escribir bien es altamente productivo.

Todos nuestro sistema de productividad deviene necesariamente en un repositorio llenos de letras, palabras, indicaciones que pretenden hacernos la inmersión en la tarea algo más amigable. Redactar con pausa la descripción de las tareas, incluido un verbo que nos llame a la acción, definir los proyectos con una visión de reto conseguido, optimista y motivador, y las áreas con palabras que nos hablen de entornos cercanos en los que necesitamos avanzar, es un recurso que ayuda, y mucho. Usar una escritura administrativa, funcional y fría lejos de llamarnos a la acción, nos somete a un tono nada activador. Creo que escribir con intención es altamente productivo.

Hasta donde llega GTD.

Limitar o marcar cual es el ámbito donde un sistema de productividad personal nos puede ayudar es requisito imprescindible. Cuando comparto lo que es GTD, algunas personas le piden, o al menos esperan, que en el momento de hacer, de ejecutar la tarea, también GTD les diga como, y esto no es posible. Hasta aquí, nuestro sistema, GTD en este caso, nos plantea un escenario donde decidir que hacer, pero hacer es cosa de cada uno en su ámbito de intervención. Si la tarea es hacer unas fotocopias, GTD no las hace.

 

El ansia de la productividad y la cagada.

Tengo como hábito, cada vez que presentó un proyecto a un cliente, cotejar con una lista de comprobación todo lo que debo llevar (equipos, documentos, formatos, cables..). Por ejemplo, los documentos los llevo en mi Mac, los copio en un pendrive y los subo a mi cuenta de dropbox…, vaya, un modelo teórico de eficiencia productiva. Siempre hay imponderables, este jueves a setenta kilómetros de mi despacho tenía una presentación relevante. Hice mi lista, verifique y metí todo en mi mochila incluido el pendrive. Todo perfecto menos…me deje la mochila en una silla en mi despacho. Y salí feliz haca mi reunión. Hice mi primer Keynote con el documento alojado en Dropbox desde mi iphone que fue lo único que no me olvidé. Muy cool, pero demasiado pequeño lo que tenía que mostrar. Salimos del paso.

A veces este exceso (si se puede llamar así) de control se caga en una jugada. Lo mejor es no flagelarse y pensar como no olvidar una mochila.

La intención no mejora necesariamente la productividad.

Uno de los blogs más interesantes sobre productividad y GTD es el que mantiene con acierto Jeroen Sangers, El Canasto. Generoso, en sus vacaciones permite a otras personas que piensan y escriben (por este orden) en lo mismo,  que publiquemos alguna entrada. Os dejo una reflexión que no siempre se hace y es la sobrevaloración de las buenas intenciones. Espero que os guste.

Cosas que no hago.

Uno de los placeres, de tantos, de aplicar GTD es poder decir a ciertas capturas que no y que su destino es la papelera. Si es una acción que no nos lleva a cumplir etapas de un proyecto, dentro de un área de responsabilidad el destino es sencillo. Decir que no a algunas cosas es decir que si a muchas otras que incorporamos a nuestros compromisos en un sistema fiable.

La trampa es decir si a casi todo, pensando que lleva oculta una oportunidad escondida que nos propulsará al cielo y el cielo parece que no puede esperar. Una de las cosas mes eficientes de GTD es decir que no a cosas, no aceptar un compromiso que no nos llevará a ningún lado. Cuesta al principio.

Identificar lo que hay que hacer.

Algunas veces, siempre más de las deseadas, me encuentro que una situación de gestión compleja que dinamita mi productividad. En reuniones con clientes, surge en la conversación cosas que, una vez revisadas las notas de la reunión,  las identifico como claramente un proyecto a realizar, una tarea por acometer, un compromiso, en suma, que adquirir y cumplir. Ha sido dicho casi en el aire,  pero la reflexión sobre ello me obliga a dar respuesta. Ergo, a mi GTD. Después de un tiempo, dado forma al compromiso, respondo de la mejor manera posible y me encuentro, Oh sorpresa!!, que aquella cosa no existía. No se acuerda ni quien lo planteo,  o fue dicha en un momento que ahora esta superado en consideración del proponedor. Resumiendo, a veces dedicamos recursos y esfuerzos en cosas que quedan en vía muerta. A mi me desalienta bastante, a quien lo propuso, no le importa ya nada.