Hay quien presume de atender a muchos frentes al mismo tiempo y no tiene recato en hacerlo evidente. Contestar o hacer una llamada de teléfono, al tiempo que se escribe un mail y se sirve un café y se piensa en…Este es el problema,  que se está haciendo una cosa pero se piensa en otra , con lo que lo que se hace tiende a no ir muy bien. Antes de GTD yo ya había experimentando está sensación adrenalínica de sensación de hacer cantidad de cosas, un subidón y el bajón correspondiente. Ponerse en foco, poner toda la atención a la cosa, a una cosa, es el camino para resolverla de manera eficiente que yo encontré al aplicar Getting Things Done. Creo que es la única manera.

Este jueves setenta personas decidieron poner su atención en una pequeña introducción a GTD que hice a propuesta de la Confederación de Empresarios de A Coruña. Tres cosas saco como reflexión. Primero,  la certeza de la gente de que un poco de orden mejoraría sus cosas y su vida. Segundo,  la duda de si es capaz de modificar algo, para que algo se produzca y mejore. Y tercero, las preguntas recurrentes sobre herramientas, pensando que un software o una app puede ser el inicio de la solución. La certeza de que GTD puede ayudar, la duda es la que todos tenemos, pero al hacer se va disipando y para acabar, abandonar la obsesión por la herramienta y dedicarse al método. Y gracias a los que estuvieron allí.

Explicar lo que significa el término contexto en la aplicación de Getting Things Done tiene, habitualmente, un primer momento de perplejidad por la lógica que contiene. Sólo podemos hacer ciertas cosas en ciertas circunstancias. Interiorizar esto ayuda a optimizar la energía dedicada a las cosas que hacemos. Pelear contra el contexto es batirse con un muro, pero palabras como prioridad, urgente, rápido y otros calificativos imprecisos se adueñan del trabajo de las personas. Es el contexto, es cuando tenemos las cosas por hacer debidamente ordenadas y con el contexto indicado, cuando la decisión de lo que hacer se acerca a ser la correcta.

“Yo quiero separar la vida profesional de la personal claramente “. Pues olvídate, porque es imposible. A lo largo del día, de cualquier día, se entremezclan cosas de todos los ámbitos de nuestra vida. Todo son compromisos que debemos de cumplir. Pensar que nuestra vida está parcelada es negar una realidad persistente. Saber que nuestra forma de gestionar las cosas recoge todo, es la garantía de poder tomar la decisión adecuada sobre cual es la próxima cosa, personal o profesional, que podemos hacer. No se trata de confundir, si no de clarificar y en momentos líquidos se necesitan formatos adaptables. GTD es algo así.

Si ya escuché que acabas de recibir un mail. Que espere yo. Ya, pero es que estoy hablando contigo y cortas la conversación por ruidillo infecto de tu móvil. Que hemos concertado esta reunión hace semanas. Y si es un WhatsApp seguro que es de tu pareja, así que,  a la hora de comer,  le contestas,  que ya sabemos para que es. Yo también tengo un teléfono que recibe correos. Tu que te crees. Lo que pasa es que le digo que le atenderé cada hora y que espere si estoy con alguien. Si, es en Ajustes. Si, ya se que me dices “perdón” antes de contestar, pero no me dejas responderte. No te perdono. Que pares. Terminamos y devuelves la llamada. Que cansino.

Estoy preocupado con la enseñanza y por tanto me ocupo mirando por un lado y por otro para saber que hacemos bien, mal o regular. No entraré  en detalle, simplemente sumarme a una idea sencilla que en el sistema educativo no somos muy sensibles. Tiene la cuestión un aire terminológico. Los que estamos en el sistema educativo no tenemos como misión enseñar,  sino que nuestros alumnos aprendan. Estimular el acercamiento al conocimiento, que no memorizar robóticamente datos. Dedicar horas, esfuerzos, recursos dedicados sin resultado nos deberían hacer pensar que algo no va bien. Me pasa algo parecido cuando cuento que es GTD. Si veo alguien en la audiencia escéptico (el lenguaje gestual es muy traicionero), sencillamente lo abandono. Es imposible que aprenda aquel que no quiere hacerlo y además no estoy dispuesto a poner energía en quien menos interés muestra, habiendo gente que cree que puede mejorar con GTD.

Un poquito de orden ayuda. Un método que funciona también, pero lo habitual, en mi caso, es trabajar en entornos con una más que razonable dósis de caos (del malo como el colesterol). La falta de foco en las cosas, la multitarea, no capturar lo que va surgiendo, provoca una ineficiencia de la que todos somos, en alguna medida, responsables. Sería bueno, si esto es cierto, que hiciéramos algo por mejorar en la buena dirección. Lamentablemente los que tienen la enfermedad más agudizada resulta que “no tienen tiempo”. Con la de horas que gastamos en calmar a la perdiz de sus mareos o en dejar de hacer al ganso, podríamos encontrar soluciones sencillas para modificar ciertos hábitos ¿GTD?.

En mi relación con clientes, proveedores y entorno de trabajo,  a veces surge el personaje “para que no te olvides”. A todos nos pasa. Personas con la que acuerdas un compromiso y que, a partir de ese momento, no para de recordártelo sin más criterio que el de que le aparece en su memoria,  “para que no te olvides”. Un aspecto, menor, de entre los que me han llevado a GTD es mi falta de capacidad de almacenamiento en mi memoria, cada vez más acentuada. Un sistema al que acudo y donde veo aquello que no me puedo olvidar. Al personaje recordatorio no le cuento como hago (capturo, proceso, organizo…) porque quedaría , a lo mejor,  un poco pedante (o no (?)). Me lo estoy pensando “para que no se olvide”.

Sobre patologías en las reuniones hay lugares donde hablan mucho, bien y con un tono que se agradece. Mi aportación aquí es producto de una experiencia reciente. Nadie al final de la reunión capturó cual era la acción siguiente y quien era el responsable. Yo, ordenadito, capturé, procesé,….y fui dando salida a las cosas. Cuando llegó la primera fecha crítica, nada estaba hecho, a excepción de lo mío (disculpas por la vanidad). La consecuencia lógica fue que, dado que este señor –yo-va haciendo, que haga el resto, y me cayó encima lo que no era mío en principio. Es un cliente, que, aunque no lo justifica, ayuda a entenderme. Tengo siete platos girando encima de siete palitos y espero que no se caiga ninguno. En la próxima reunión propondré método.

La gente de mi entorno, en general, trabaja mucho. Muchas horas, mucha energía, mucha intensidad…y baja productividad. Es habitual ver, en mi opinión, la sustitución de una cierta planificación de lo que hacer, por un consumo de energía desmedido. Está energía, además, se convierte en horas –no citaremos nuestro proverbial horario infinito de trabajo-. No haré apología de la falta de esfuerzo, tan necesaria y reconfortante, pero de esfuerzo con resultados.
Cuando, para quien quiere oír, le cuentas que una idea es planificar lo que se hace con un método holístico y bastante natural, suena a gloria. Gloria que se suele evaporar pasado el primer momento y cuando se requiere cambiar cosas, pero gloria al fin y al cabo. Esa energía canalizada nos pondría en una situación mejor a todos. Si hablamos de ahorrar energía constantemente, GTD puede ser el mecanismo, así la podemos dedicar a otras cosas o a nada, que tampoco está mal.