Hasta donde llega GTD.

Limitar o marcar cual es el ámbito donde un sistema de productividad personal nos puede ayudar es requisito imprescindible. Cuando comparto lo que es GTD, algunas personas le piden, o al menos esperan, que en el momento de hacer, de ejecutar la tarea, también GTD les diga como, y esto no es posible. Hasta aquí, nuestro sistema, GTD en este caso, nos plantea un escenario donde decidir que hacer, pero hacer es cosa de cada uno en su ámbito de intervención. Si la tarea es hacer unas fotocopias, GTD no las hace.

 

El ansia de la productividad y la cagada.

Tengo como hábito, cada vez que presentó un proyecto a un cliente, cotejar con una lista de comprobación todo lo que debo llevar (equipos, documentos, formatos, cables..). Por ejemplo, los documentos los llevo en mi Mac, los copio en un pendrive y los subo a mi cuenta de dropbox…, vaya, un modelo teórico de eficiencia productiva. Siempre hay imponderables, este jueves a setenta kilómetros de mi despacho tenía una presentación relevante. Hice mi lista, verifique y metí todo en mi mochila incluido el pendrive. Todo perfecto menos…me deje la mochila en una silla en mi despacho. Y salí feliz haca mi reunión. Hice mi primer Keynote con el documento alojado en Dropbox desde mi iphone que fue lo único que no me olvidé. Muy cool, pero demasiado pequeño lo que tenía que mostrar. Salimos del paso.

A veces este exceso (si se puede llamar así) de control se caga en una jugada. Lo mejor es no flagelarse y pensar como no olvidar una mochila.

La intención no mejora necesariamente la productividad.

Uno de los blogs más interesantes sobre productividad y GTD es el que mantiene con acierto Jeroen Sangers, El Canasto. Generoso, en sus vacaciones permite a otras personas que piensan y escriben (por este orden) en lo mismo,  que publiquemos alguna entrada. Os dejo una reflexión que no siempre se hace y es la sobrevaloración de las buenas intenciones. Espero que os guste.

Cosas que no hago.

Uno de los placeres, de tantos, de aplicar GTD es poder decir a ciertas capturas que no y que su destino es la papelera. Si es una acción que no nos lleva a cumplir etapas de un proyecto, dentro de un área de responsabilidad el destino es sencillo. Decir que no a algunas cosas es decir que si a muchas otras que incorporamos a nuestros compromisos en un sistema fiable.

La trampa es decir si a casi todo, pensando que lleva oculta una oportunidad escondida que nos propulsará al cielo y el cielo parece que no puede esperar. Una de las cosas mes eficientes de GTD es decir que no a cosas, no aceptar un compromiso que no nos llevará a ningún lado. Cuesta al principio.

Identificar lo que hay que hacer.

Algunas veces, siempre más de las deseadas, me encuentro que una situación de gestión compleja que dinamita mi productividad. En reuniones con clientes, surge en la conversación cosas que, una vez revisadas las notas de la reunión,  las identifico como claramente un proyecto a realizar, una tarea por acometer, un compromiso, en suma, que adquirir y cumplir. Ha sido dicho casi en el aire,  pero la reflexión sobre ello me obliga a dar respuesta. Ergo, a mi GTD. Después de un tiempo, dado forma al compromiso, respondo de la mejor manera posible y me encuentro, Oh sorpresa!!, que aquella cosa no existía. No se acuerda ni quien lo planteo,  o fue dicha en un momento que ahora esta superado en consideración del proponedor. Resumiendo, a veces dedicamos recursos y esfuerzos en cosas que quedan en vía muerta. A mi me desalienta bastante, a quien lo propuso, no le importa ya nada.

Aquí el avisador.

Tengo la costumbre de capturar y realizar las demás fases de GTD,  que quien me lee conoce. Las cosas, las acciones, aparecen después de procesar y organizar  en el sitio adecuado para recordármelas.  No opero como agenda sino como sistema GTD que me permite ver constantemente el estado de las cosas. Conocedores algunos de mis clientes de esa “cualidad” milagrosa, me encuentro que algunos de ellos me piden que les recuerde cosas (de los proyectos compartidos) vía mail o llamada.  Hacer las cosas de valor tiene interés, pero que alguien funcione como recordador te convierte en irrelevante. No se si me estaré convirtiendo en el avisador irrelevante,  y prestando servicios periféricos en lugar de aquellos de valor añadido que creo que hago. Estoy camino de mi dimisión.

GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

En algunos entornos, los más alejados de mi ámbito profesional, me surge a veces la necesidad de explicar GTD,  ya que saben que ando en el tema. No es que sea complejo de entender, pero necesita,  para los nuevos, al menos unos diez minutos para centrarlo (se admiten opiniones distintas). Muchas veces, y dada mi impericia en la explicación, creo que dejo a algunas personas una idea no muy precisa que sitúan entre la autoayuda y el milagro de Lourdes. A lo mejor necesito más de diez minutos o, probablemente, debo explicarme mejor. A lo mejor también es que cada vez se habla más de productividad personal  y, la verdad, se oyen cosas un poco raras. Ni autoayuda, ni milagros,  ni soluciones vitales en dos horas, tal vez mejoras progresivas.