Recopilar como Diógenes o seguir la secuencia.

Los principios de recopilación o captura en GTD son irrenunciables, pero como acto aislado,  sin la lógica de los cuatro pasos posteriores se convierte en un acumulación que nos vencerá por derribo. Algunas personas a las que le cuento este pequeño, pero   imprescindible,  hábito contestan que ya lo hacen y de hecho que tienen mucho recopilado. Una masa inerte y tensa de cosas a las que no les damos más trato que meter en varios almacenes sin más orden que el día de llegada. De ahí al síndrome de Diógenes, un paso. La eficacia de GTD no está sólo en capturar aunque produzca el espejismo a veces de que es suficiente y productivo.

Aquí el avisador.

Tengo la costumbre de capturar y realizar las demás fases de GTD,  que quien me lee conoce. Las cosas, las acciones, aparecen después de procesar y organizar  en el sitio adecuado para recordármelas.  No opero como agenda sino como sistema GTD que me permite ver constantemente el estado de las cosas. Conocedores algunos de mis clientes de esa “cualidad” milagrosa, me encuentro que algunos de ellos me piden que les recuerde cosas (de los proyectos compartidos) vía mail o llamada.  Hacer las cosas de valor tiene interés, pero que alguien funcione como recordador te convierte en irrelevante. No se si me estaré convirtiendo en el avisador irrelevante,  y prestando servicios periféricos en lugar de aquellos de valor añadido que creo que hago. Estoy camino de mi dimisión.

Elefantes después de la cacharrería.

Hay una especie en el entorno profesional que después de dejar la cacharrería asolada empieza con el resto. Son personas que mandan (que poco me gusta) y que dicen lo que hay que hacer, suponiendo que esto es dirigir. Lo hacen con su equipo y con sus proveedores. Todos en fila a no se sabe donde (se sabe, pero a veces los clientes…). Tengo que reconocer que dos o tres en un día son capaces de generarme dudas sobre si mi sistema de productividad personal es el adecuado,  no siendo capaz de sobrevivir a estos paquidermos. Espero que la especie no sobreviva mucho tiempo o, al menos, no sigan en mi hábitat. Lo intento.

GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

En algunos entornos, los más alejados de mi ámbito profesional, me surge a veces la necesidad de explicar GTD,  ya que saben que ando en el tema. No es que sea complejo de entender, pero necesita,  para los nuevos, al menos unos diez minutos para centrarlo (se admiten opiniones distintas). Muchas veces, y dada mi impericia en la explicación, creo que dejo a algunas personas una idea no muy precisa que sitúan entre la autoayuda y el milagro de Lourdes. A lo mejor necesito más de diez minutos o, probablemente, debo explicarme mejor. A lo mejor también es que cada vez se habla más de productividad personal  y, la verdad, se oyen cosas un poco raras. Ni autoayuda, ni milagros,  ni soluciones vitales en dos horas, tal vez mejoras progresivas.

GTD, todo o en parte.

Amalio Rey en su blog hace una propuesta sobre GTD que tiene mucho interés. Dice que una corriente de los que aplicamos GTD apostamos por aplicar por completo el sistema y habla de la posibilidad de GTD por capas.. Este concepto de GTD por capas (o fases) me lo proponen algunas personas a las que les hablo del sistema de David Allen y creo que, como propuesta, es una ventana que puede darle un aire distinto. Otra cosa es desvirtuar lo que sabemos fehacientemente que funciona, pero se agradece la invitación a reflexionar.

O eliges tu, o alguien elegirá por ti.

Las cosas que tenemos que hacer pueden venir determinadas por nuestras decisiones,  o bien, en modo reactivo, pueden generarse desde el entorno exterior, vaya que otros las deciden. Cosas tendremos que hacer, pero debemos de pensar si es mejor que la mayoría de las cosas las decidas tu u otro. Es probable que tu sepas mejor que nadie lo que conviene.

Getting Things Done (GTD) te permite poner en tu voluntad la mayoría de las cosas que acometes. Ser proactivo y saber que tienen una razón que está en tus intereses es una razón de peso para incorporar, si no lo tienes, un sistema que te lo facilite. Es cierto que siempre tendremos cosas que hacer poco alineadas con nuestros objetivos, pero reducirlas es un paso para tomar control y darle perspectiva a nuestras actividades.

Desde la productividad personal hasta herramientas de colaboración 2.0

El martes 22 en Vigo se celebra una jornada sobre organización 2.0. A mi me toca arrancar con productividad personal en la primera intervención de la mañana. Creo que el repertorio es amplio y las cosas que se dirán tienen interés (pondría en duda lo que me toca por un ejercicio de humildad obligada), ya que la gente que habla tiene cosas que decir. Para quien pueda interesarle, le invito a que se anime.

Gran descubrimiento, GTD no hace las cosas.

A veces, de contar con un gran convencimiento una cosa, tendemos a trasladar una idea exagerada de lo que se habla (y lo dice el que escribe, que es publicitario). El último paso del flujo de GTD es “hacer” y resulta que, cuando ya elegiste lo  “que hacer”, te quedas solo. Así que, o lo haces bien, o mal,  o regular.. o no lo haces. Sólo depende de ti. Puedes manejar los resortes de GTD de manera exquisita y ser un improductivo. Espero no ser uno de estos. A partir de ahora, cuando lo cuente no me olvidaré de comentar este aspecto.

Si tu vas mal o regular, tu equipo difícilmente irá bien.

La semana que viene me invitan a hablar de productividad en un foro donde no es este el tema central. La organización ha pensado que la productividad personal es condición imprescindible para mejorar la productividad colaborativa, 2.0, compartida o como queramos llamarle. Para ello,  yo empezaré a hablar de lo personal para pasar a dar unas pinceladas de sus consecuencias para los trabajos/proyectos compartidos. Espero explicarlo bien y seguir encontrando gente que encuentre la productividad personal como un camino que tienen que empezar a andar también y, necesariamente promovida desde las organizaciones.

La esquina de seguridad en vacaciones.

Tiendo, y no es un gran invento, a descargar las cosas de mi bolsillo en un único punto de mi casa, un lugar donde caen llaves, cartera,  monedas, puntero, roller, pendrives….. Cuando estoy de vacaciones y llego a un alojamiento, casa, hotel, apartamento…busco, según llego, esa esquina de seguridad que conquisto para el resto del tiempo  en que estaré alojado. Es mi provisional bandeja de entrada. Funciona. Añado cargadores, objetos y papeles que procesaré, móvil…, y tomo ese lugar que me facilita la vida. El tema se complica cuando alguien de mi familia piensa que este espacio es colectivo y comienza a gestionarse comunitariamente. Una hija coge unas monedas, otra el cargador, alguien el móvil, aparecen cosas (¿)…

Habitualmente tengo que defender, por insolidario que parezca,  que los hábitos productivos son inicialmente personales y que cuando las fases de captura, procesado, organización, etc,, etc…se hacen colectivamente…, efectivamente, un monstruo. Un punto de egoísmo es recomendable. A partir de ahí estoy en condición de hacer todo el trabajo colaborativo que sea necesario. Respeten mi esquina se seguridad.