Todas las acciones, pero no todas.

De tanto explicar que todo debe estar fuera de nuestra cabeza en un sistema ordenado para poder tomar la mejor decisión sobre lo que hacer a continuación, muchas veces surgen dudas sobre ciertas acciones por si deben ser sometidas al flujo de GTD o no. Creo que lo cuento con excesiva vehemencia y traslado que cada acción, por muy automática que sea, debe ser sometida al flujo. Acepto la culpa: desayunar, peinarse, ir al baño, vestirse…no deben de someterse a GTD :). Cada uno encuentra el limite, pero en caso de duda, incluyámoslo.

Hay días sin nada aparente.

Un tema que causa una cierta perplejidad inicial cuando comparto la metodología a seguir con GTD. Es la hipersaturación de fechas en nuestras tareas. Esos días, inventados en su mayor parte, que nos martillean la cabeza con una obligación artificial contraída, que no ayuda a hacer las cosas. Hay un proceso de desaprender (lamento esta palabra tan gastada), para ir eliminando aquellas fechas, que al ser irreales, laminan nuestra atención. Suele haber un consenso posterior en que la mayoría de esas fechas (las hay ciertas, por supuesto) son castigos que nos infringimos. Intente no castigarse más de lo necesario.

Aplicar correctamente los contextos.

En algún momento reciente, me pareció que mi uso de los contextos se había abierto demasiado y empezaban a perder su real sentido,  tal y como los plantea David Allen. Fui creando lo que para mi lo eran contextos, y eran simplemente etiquetas que paquetizaban tareas: informe, presupuesto, creación…Estaba equivocado. Estas etiquetas no hacían referencias a circunstancias objetivas que permiten acometer una acción con lo que la decisión de la acción siguiente no era precisa. Ha sido José Miguel Bolivar – pendiente estoy de leer lo que seguro es su magnífico libro sobre productividad- quien me ayudó a dar claridad final. Estoy terminando el proceso en todo mi sistema y encuentro ahora verdaderos contextos: @persona, @lugar, @herramienta…Lo otro era intencional y la intención cuenta, pero a veces nos hace perder la perspectiva.

Usar cada vez menos el correo electrónico

Los más jóvenes no lo usan, les huele a naftalina, es “viejuno”, pero en el mundo de la empresa sigue siendo una herramienta frecuente, intrusiva, molesta y hasta excesiva. Nos encaminamos a usarla cada vez menos e ir sustituyéndolo por herramientas más eficientes, más amables. Los cambios son progresivos y acaban tumbando a aquellos irredentos que dicen que lo que funciona no debe cambiarse. Yo creo que cuando algo funciona es el momento de cuestionarlo y , probablemente, cambiarlo, porque cuando caduca, ya casi no hay solución y se produce la hecatombe (puede que esté influenciado por el Debate del Estado de la Nación de esta semana).

Agendicitis, una inflamación que se puede curar.

La reducción de la gestión de las cosas que tenemos que anotar en la herramienta de la agenda o calendario no siempre se entiende bien, necesita que desaprendamos. Cuando comparto GTD en sesiones de formación, suelo encontrar que la gente deposita en la agenda las acciones que tiene comprometidas. Es verdad que cuando propones la alternativa, se ve fácil la necesidad de segregar tareas y agenda,  y se reduce esta a lo que es: en un momento y en un lugar e innegociables estos dos aspectos. La inflamación se reduce y uno se encuentra mejor, pero puede que esa inflamación tenga un origen que habría que escrutar. Cuando usas GTD no suele volver.

Que cambie el otro.

Modificar pequeños, a veces no tan pequeños, hábitos es una condición imprescindible para que GTD nos funcione realmente. Es, creo, la principal barrera de entrada donde el voluntarismo no puedo suplir esa modificación de comportamientos cotidianos nada saludables. La teoría es sencilla, pero la actitud más recurrente es ver en los hábitos de los demás el principal escollo (costumbre muy española). Necesitamos una fase de autoconocimiento que nos ayude a ver con claridad que, en todos los casos, quien debe de cambiar es uno mismo, y que difícilmente podremos operar el cambio en otros, casi nunca. Empecemos por nosotros.

Los ritmos y la productividad.

Abandonar y volver a empezar es un ritmo habitual en los proyectos de mi ámbito profesional. Se arranca, se ejecutan las primeras tareas y luego queda en una vía muerta de donde nadie lo saca…hasta que se saca y se le coloca una maquina de alta velocidad. Esta sensación de frenazo y arranque, desgasta. Con GTD a esto se le pone freno, con la necesidad de tener una tarea en cada proyecto y con las revisiones semanales. Pero no todo el mundo usa GTD.

No digo que los procesos deban de ser, por definición, armoniosos y acompasados en el tiempo. Es evidente que las circunstancias son cambiantes, y evitar esas frenadas y arranques evitan el gasto de ruedas, frenos, combustible y paciencia. Siendo posible, que casi siempre lo es, evitarlo es productivo.