La intención no mejora necesariamente la productividad.

Uno de los blogs más interesantes sobre productividad y GTD es el que mantiene con acierto Jeroen Sangers, El Canasto. Generoso, en sus vacaciones permite a otras personas que piensan y escriben (por este orden) en lo mismo,  que publiquemos alguna entrada. Os dejo una reflexión que no siempre se hace y es la sobrevaloración de las buenas intenciones. Espero que os guste.

Ese precipicio tan español, tan Marca España.

No le pondré nombre, pero todos lo conocemos. Cada proyecto en el alambre y con varios platos moviéndose encima de los palitos. Fechas (fechas no, horas)  al limite, compromisos adquiridos por montera, caos en cada etapa y un sinfín de patologías que, con sinceridad, yo llevo fatal. Pero trabajamos rodeados de perfiles de este tipo. No hay remedio, son así, inquebrantables. Tengo la sensación de que manejan ese entorno tan bien que nunca nada fatal sucede…, hasta que sucede y, como tu estás cerca, te caes por el precipicio agarrado a su mano. Huyamos mientras sea posible.

Cosas que no hago.

Uno de los placeres, de tantos, de aplicar GTD es poder decir a ciertas capturas que no y que su destino es la papelera. Si es una acción que no nos lleva a cumplir etapas de un proyecto, dentro de un área de responsabilidad el destino es sencillo. Decir que no a algunas cosas es decir que si a muchas otras que incorporamos a nuestros compromisos en un sistema fiable.

La trampa es decir si a casi todo, pensando que lleva oculta una oportunidad escondida que nos propulsará al cielo y el cielo parece que no puede esperar. Una de las cosas mes eficientes de GTD es decir que no a cosas, no aceptar un compromiso que no nos llevará a ningún lado. Cuesta al principio.

Identificar lo que hay que hacer.

Algunas veces, siempre más de las deseadas, me encuentro que una situación de gestión compleja que dinamita mi productividad. En reuniones con clientes, surge en la conversación cosas que, una vez revisadas las notas de la reunión,  las identifico como claramente un proyecto a realizar, una tarea por acometer, un compromiso, en suma, que adquirir y cumplir. Ha sido dicho casi en el aire,  pero la reflexión sobre ello me obliga a dar respuesta. Ergo, a mi GTD. Después de un tiempo, dado forma al compromiso, respondo de la mejor manera posible y me encuentro, Oh sorpresa!!, que aquella cosa no existía. No se acuerda ni quien lo planteo,  o fue dicha en un momento que ahora esta superado en consideración del proponedor. Resumiendo, a veces dedicamos recursos y esfuerzos en cosas que quedan en vía muerta. A mi me desalienta bastante, a quien lo propuso, no le importa ya nada.

Recopilar como Diógenes o seguir la secuencia.

Los principios de recopilación o captura en GTD son irrenunciables, pero como acto aislado,  sin la lógica de los cuatro pasos posteriores se convierte en un acumulación que nos vencerá por derribo. Algunas personas a las que le cuento este pequeño, pero   imprescindible,  hábito contestan que ya lo hacen y de hecho que tienen mucho recopilado. Una masa inerte y tensa de cosas a las que no les damos más trato que meter en varios almacenes sin más orden que el día de llegada. De ahí al síndrome de Diógenes, un paso. La eficacia de GTD no está sólo en capturar aunque produzca el espejismo a veces de que es suficiente y productivo.

Aquí el avisador.

Tengo la costumbre de capturar y realizar las demás fases de GTD,  que quien me lee conoce. Las cosas, las acciones, aparecen después de procesar y organizar  en el sitio adecuado para recordármelas.  No opero como agenda sino como sistema GTD que me permite ver constantemente el estado de las cosas. Conocedores algunos de mis clientes de esa “cualidad” milagrosa, me encuentro que algunos de ellos me piden que les recuerde cosas (de los proyectos compartidos) vía mail o llamada.  Hacer las cosas de valor tiene interés, pero que alguien funcione como recordador te convierte en irrelevante. No se si me estaré convirtiendo en el avisador irrelevante,  y prestando servicios periféricos en lugar de aquellos de valor añadido que creo que hago. Estoy camino de mi dimisión.

Elefantes después de la cacharrería.

Hay una especie en el entorno profesional que después de dejar la cacharrería asolada empieza con el resto. Son personas que mandan (que poco me gusta) y que dicen lo que hay que hacer, suponiendo que esto es dirigir. Lo hacen con su equipo y con sus proveedores. Todos en fila a no se sabe donde (se sabe, pero a veces los clientes…). Tengo que reconocer que dos o tres en un día son capaces de generarme dudas sobre si mi sistema de productividad personal es el adecuado,  no siendo capaz de sobrevivir a estos paquidermos. Espero que la especie no sobreviva mucho tiempo o, al menos, no sigan en mi hábitat. Lo intento.

GTD está entre la autoayuda y la Virgen de Lourdes.

En algunos entornos, los más alejados de mi ámbito profesional, me surge a veces la necesidad de explicar GTD,  ya que saben que ando en el tema. No es que sea complejo de entender, pero necesita,  para los nuevos, al menos unos diez minutos para centrarlo (se admiten opiniones distintas). Muchas veces, y dada mi impericia en la explicación, creo que dejo a algunas personas una idea no muy precisa que sitúan entre la autoayuda y el milagro de Lourdes. A lo mejor necesito más de diez minutos o, probablemente, debo explicarme mejor. A lo mejor también es que cada vez se habla más de productividad personal  y, la verdad, se oyen cosas un poco raras. Ni autoayuda, ni milagros,  ni soluciones vitales en dos horas, tal vez mejoras progresivas.

GTD, todo o en parte.

Amalio Rey en su blog hace una propuesta sobre GTD que tiene mucho interés. Dice que una corriente de los que aplicamos GTD apostamos por aplicar por completo el sistema y habla de la posibilidad de GTD por capas.. Este concepto de GTD por capas (o fases) me lo proponen algunas personas a las que les hablo del sistema de David Allen y creo que, como propuesta, es una ventana que puede darle un aire distinto. Otra cosa es desvirtuar lo que sabemos fehacientemente que funciona, pero se agradece la invitación a reflexionar.

O eliges tu, o alguien elegirá por ti.

Las cosas que tenemos que hacer pueden venir determinadas por nuestras decisiones,  o bien, en modo reactivo, pueden generarse desde el entorno exterior, vaya que otros las deciden. Cosas tendremos que hacer, pero debemos de pensar si es mejor que la mayoría de las cosas las decidas tu u otro. Es probable que tu sepas mejor que nadie lo que conviene.

Getting Things Done (GTD) te permite poner en tu voluntad la mayoría de las cosas que acometes. Ser proactivo y saber que tienen una razón que está en tus intereses es una razón de peso para incorporar, si no lo tienes, un sistema que te lo facilite. Es cierto que siempre tendremos cosas que hacer poco alineadas con nuestros objetivos, pero reducirlas es un paso para tomar control y darle perspectiva a nuestras actividades.