Planificar proyectos con optimismo.

Uno de los aspectos en los que más me ha ayudado GTD es la planificación de proyectos, a lo que Allen ha añadido el concepto “natural” que se agradece. Cuando recogemos algo que identificamos como proyecto (un conjunto de acciones) tendemos a tomarlo con un respeto reverencial, con un leve suspiro, que la planificación, en todos sus pasos, convierte en un proceso “natural”, donde hemos puesto claridad donde no había nada. Finalizar organizando cada tarea tranquiliza y ayuda a cumplir objetivos. Palabras como “planificar”, “proyecto” “objetivos” tan usadas, tienen aquí y ahora, para mi, un sentido muy concreto.

Maldito “en espera”.

Muchas de los proyectos y tareas que hacemos dependen , en algún momento, de otras personas. La etiqueta “en espera” y el nombre de la persona están completando la información en proyectos sobre los que hemos de avanzar. Si son colaboradores, recordarlo cuando se retrasa suele ser suficiente, pero cuando son clientes…Esto tiene que ver con el compromiso, con la productividad, que pasa de ser individual a tener consecuencias para el conjunto y, lógicamente, en los resultados. Tengo “en espera” más cosas de las que me gustaría, pero no tengo receta para reducirla de forma amable y convincente. A mi no me gusta tener a nadie en espera. Suelo ser puntual.

La agenda como enemigo de la productividad

La agenda, la clásica agenda con fechas, suele ser la compañera donde algunas personas fijan las cosas que tiene que hacer. Yo fui un excesivo de la agenda en su tiempo, pero lo he dejado. Múltiples cosas situadas (un poco al tun tun) a lo largo de la semana, y la decepción sistemática de que muchas quedaban sin hacer. Un lío. Aquella vista de ocupación extrema aún me despierta por las noches. Ahora con GTD sólo coloco citas y tareas con una estricta exigencia horaria, el resto van al sistema. Cuando me preguntan ¿Cómo tienes la agenda? Suelo decir que disponible. Y suele ser cierto.

La aplicación no es la solución.

Cuando surge en algún entorno profesional GTD, una de las primeras preguntas que me hacen es por la aplicación que uso para dar soporte al sistema. Intento, no siempre con éxito, minimizar el valor de la aplicación que se use, frente a la importancia capital de interiorización del sistema y la correcta ejecución de lo que David Allen nos aporta. Aunque la aplicación no es la solución entera, si es parte de ella. Yo uso Things desde hace tiempo y ahora, con la sincronización automática, debo decir que responde muy bien a lo que le pido. Pero sólo con Things, nada.