Aplicar correctamente los contextos.

En algún momento reciente, me pareció que mi uso de los contextos se había abierto demasiado y empezaban a perder su real sentido,  tal y como los plantea David Allen. Fui creando lo que para mi lo eran contextos, y eran simplemente etiquetas que paquetizaban tareas: informe, presupuesto, creación…Estaba equivocado. Estas etiquetas no hacían referencias a circunstancias objetivas que permiten acometer una acción con lo que la decisión de la acción siguiente no era precisa. Ha sido José Miguel Bolivar – pendiente estoy de leer lo que seguro es su magnífico libro sobre productividad- quien me ayudó a dar claridad final. Estoy terminando el proceso en todo mi sistema y encuentro ahora verdaderos contextos: @persona, @lugar, @herramienta…Lo otro era intencional y la intención cuenta, pero a veces nos hace perder la perspectiva.

Usar cada vez menos el correo electrónico

Los más jóvenes no lo usan, les huele a naftalina, es “viejuno”, pero en el mundo de la empresa sigue siendo una herramienta frecuente, intrusiva, molesta y hasta excesiva. Nos encaminamos a usarla cada vez menos e ir sustituyéndolo por herramientas más eficientes, más amables. Los cambios son progresivos y acaban tumbando a aquellos irredentos que dicen que lo que funciona no debe cambiarse. Yo creo que cuando algo funciona es el momento de cuestionarlo y , probablemente, cambiarlo, porque cuando caduca, ya casi no hay solución y se produce la hecatombe (puede que esté influenciado por el Debate del Estado de la Nación de esta semana).

Agendicitis, una inflamación que se puede curar.

La reducción de la gestión de las cosas que tenemos que hacer a la herramienta de la agenda o calendario ha hecho mucho daño. Cuando comparto GTD en sesiones de formación, suelo encontrar que la gente deposita en la agenda las acciones que tiene comprometidas. Es verdad que cuando propones la alternativa, se ve fácil la necesidad de segregar tareas y agenda y se reduce esta a lo que es: en un momento y en un lugar e innegociables estos dos aspectos. La inflamación se reduce y uno se encuentra mejor, pero puede que esa inflamación tenga un origen que habría que escrutar. Cuando usas GTD no suele volver.

Que cambie el otro.

Modificar pequeños, a veces no tan pequeños, hábitos es una condición imprescindible para que GTD nos funcione realmente. Es, creo, la principal barrera de entrada donde el voluntarismo no puedo suplir esa modificación de comportamientos cotidianos nada saludables. La teoría es sencilla, pero la actitud más recurrente es ver en los hábitos de los demás el principal escollo (costumbre muy española). Necesitamos una fase de autoconocimiento que nos ayude a ver con claridad que, en todos los casos, quien debe de cambiar es uno mismo, y que difícilmente podremos operar el cambio en otros, casi nunca. Empecemos por nosotros.

Los ritmos y la productividad.

Abandonar y volver a empezar es un ritmo habitual en los proyectos de mi ámbito profesional. Se arranca, se ejecutan las primeras tareas y luego queda en una vía muerta de donde nadie lo saca…hasta que se saca y se le coloca una maquina de alta velocidad. Esta sensación de frenazo y arranque, desgasta. Con GTD a esto se le pone freno, con la necesidad de tener una tarea en cada proyecto y con las revisiones semanales. Pero no todo el mundo usa GTD.

No digo que los procesos deban de ser, por definición, armoniosos y acompasados en el tiempo. Es evidente que las circunstancias son cambiantes, y evitar esas frenadas y arranques evitan el gasto de ruedas, frenos, combustible y paciencia. Siendo posible, que casi siempre lo es, evitarlo es productivo.

Escribir bien es altamente productivo.

Todos nuestro sistema de productividad deviene necesariamente en un repositorio llenos de letras, palabras, indicaciones que pretenden hacernos la inmersión en la tarea algo más amigable. Redactar con pausa la descripción de las tareas, incluido un verbo que nos llame a la acción, definir los proyectos con una visión de reto conseguido, optimista y motivador, y las áreas con palabras que nos hablen de entornos cercanos en los que necesitamos avanzar, es un recurso que ayuda, y mucho. Usar una escritura administrativa, funcional y fría lejos de llamarnos a la acción, nos somete a un tono nada activador. Creo que escribir con intención es altamente productivo.

Hasta donde llega GTD.

Limitar o marcar cual es el ámbito donde un sistema de productividad personal nos puede ayudar es requisito imprescindible. Cuando comparto lo que es GTD, algunas personas le piden, o al menos esperan, que en el momento de hacer, de ejecutar la tarea, también GTD les diga como, y esto no es posible. Hasta aquí, nuestro sistema, GTD en este caso, nos plantea un escenario donde decidir que hacer, pero hacer es cosa de cada uno en su ámbito de intervención. Si la tarea es hacer unas fotocopias, GTD no las hace.