Usar cada vez menos el correo electrónico

Los más jóvenes no lo usan, les huele a naftalina, es “viejuno”, pero en el mundo de la empresa sigue siendo una herramienta frecuente, intrusiva, molesta y hasta excesiva. Nos encaminamos a usarla cada vez menos e ir sustituyéndolo por herramientas más eficientes, más amables. Los cambios son progresivos y acaban tumbando a aquellos irredentos que dicen que lo que funciona no debe cambiarse. Yo creo que cuando algo funciona es el momento de cuestionarlo y , probablemente, cambiarlo, porque cuando caduca, ya casi no hay solución y se produce la hecatombe (puede que esté influenciado por el Debate del Estado de la Nación de esta semana).

Agendicitis, una inflamación que se puede curar.

La reducción de la gestión de las cosas que tenemos que hacer a la herramienta de la agenda o calendario ha hecho mucho daño. Cuando comparto GTD en sesiones de formación, suelo encontrar que la gente deposita en la agenda las acciones que tiene comprometidas. Es verdad que cuando propones la alternativa, se ve fácil la necesidad de segregar tareas y agenda y se reduce esta a lo que es: en un momento y en un lugar e innegociables estos dos aspectos. La inflamación se reduce y uno se encuentra mejor, pero puede que esa inflamación tenga un origen que habría que escrutar. Cuando usas GTD no suele volver.

Que cambie el otro.

Modificar pequeños, a veces no tan pequeños, hábitos es una condición imprescindible para que GTD nos funcione realmente. Es, creo, la principal barrera de entrada donde el voluntarismo no puedo suplir esa modificación de comportamientos cotidianos nada saludables. La teoría es sencilla, pero la actitud más recurrente es ver en los hábitos de los demás el principal escollo (costumbre muy española). Necesitamos una fase de autoconocimiento que nos ayude a ver con claridad que, en todos los casos, quien debe de cambiar es uno mismo, y que difícilmente podremos operar el cambio en otros, casi nunca. Empecemos por nosotros.

Los ritmos y la productividad.

Abandonar y volver a empezar es un ritmo habitual en los proyectos de mi ámbito profesional. Se arranca, se ejecutan las primeras tareas y luego queda en una vía muerta de donde nadie lo saca…hasta que se saca y se le coloca una maquina de alta velocidad. Esta sensación de frenazo y arranque, desgasta. Con GTD a esto se le pone freno, con la necesidad de tener una tarea en cada proyecto y con las revisiones semanales. Pero no todo el mundo usa GTD.

No digo que los procesos deban de ser, por definición, armoniosos y acompasados en el tiempo. Es evidente que las circunstancias son cambiantes, y evitar esas frenadas y arranques evitan el gasto de ruedas, frenos, combustible y paciencia. Siendo posible, que casi siempre lo es, evitarlo es productivo.

Escribir bien es altamente productivo.

Todos nuestro sistema de productividad deviene necesariamente en un repositorio llenos de letras, palabras, indicaciones que pretenden hacernos la inmersión en la tarea algo más amigable. Redactar con pausa la descripción de las tareas, incluido un verbo que nos llame a la acción, definir los proyectos con una visión de reto conseguido, optimista y motivador, y las áreas con palabras que nos hablen de entornos cercanos en los que necesitamos avanzar, es un recurso que ayuda, y mucho. Usar una escritura administrativa, funcional y fría lejos de llamarnos a la acción, nos somete a un tono nada activador. Creo que escribir con intención es altamente productivo.

Hasta donde llega GTD.

Limitar o marcar cual es el ámbito donde un sistema de productividad personal nos puede ayudar es requisito imprescindible. Cuando comparto lo que es GTD, algunas personas le piden, o al menos esperan, que en el momento de hacer, de ejecutar la tarea, también GTD les diga como, y esto no es posible. Hasta aquí, nuestro sistema, GTD en este caso, nos plantea un escenario donde decidir que hacer, pero hacer es cosa de cada uno en su ámbito de intervención. Si la tarea es hacer unas fotocopias, GTD no las hace.

 

El ansia de la productividad y la cagada.

Tengo como hábito, cada vez que presentó un proyecto a un cliente, cotejar con una lista de comprobación todo lo que debo llevar (equipos, documentos, formatos, cables..). Por ejemplo, los documentos los llevo en mi Mac, los copio en un pendrive y los subo a mi cuenta de dropbox…, vaya, un modelo teórico de eficiencia productiva. Siempre hay imponderables, este jueves a setenta kilómetros de mi despacho tenía una presentación relevante. Hice mi lista, verifique y metí todo en mi mochila incluido el pendrive. Todo perfecto menos…me deje la mochila en una silla en mi despacho. Y salí feliz haca mi reunión. Hice mi primer Keynote con el documento alojado en Dropbox desde mi iphone que fue lo único que no me olvidé. Muy cool, pero demasiado pequeño lo que tenía que mostrar. Salimos del paso.

A veces este exceso (si se puede llamar así) de control se caga en una jugada. Lo mejor es no flagelarse y pensar como no olvidar una mochila.